合同里需（xū）要写明与会议相关的各种事项，分清权（quán）利和义务，从（cóng）而当（dāng）出现争议时，法庭将（jiāng）按合同中双方（fāng）意见（jiàn）一致的条款，按有利的方（fāng）式保护利益（yì）受损方。

本公（gōng）司据以往经验（yàn），现将一般会议合同的内容（róng）公布（bù）如（rú）下（xià）（具体合同双方另议）：

1、房间数目和房间价格：列明每（měi）晚所（suǒ）需房间数和房（fáng）间价格（gé）；
2、免（miǎn）费房间：注明会（huì）议组织人员每（měi）晚可免（miǎn）费使用的房间数；
3、工作间及房价：除免费（fèi）房（fáng）间外（wài），会（huì）议工作人员还可享（xiǎng）受优惠价格的房间；
4、套房、贵宾房：本条款（kuǎn）需列明具体的房间要求；
5、房间位（wèi）置（zhì）：应（yīng）列明（míng）各个所订房（fáng）间的具体方（fāng）位和房间档（dàng）次；
6、平均房价：是根据各种类型房间（jiān）占相同百分比计算出（chū）来的一（yī）个调整后的平均价，适用于各类房间（jiān）；
7、无（wú）转移条款：即会议（yì）举行（háng）期间如遇酒店所订（dìng）房间超出实际接待能力时，不（bú）得使会议人员转移其他酒店；
8、入住及退房登记：登（dēng）记情况视酒店（diàn）规定（dìng）而定；
9、提前（qián）入住和推迟退房: 如果在该问（wèn）题上的需求与酒店规定有所偏差，则一定要在合同中注明；
10、预定取消日（rì）期：一（yī）般规定为预定者（zhě）在计划（huá）使用（yòng）日期（qī）之前30天，这一条双方（fāng）可以再协商（shāng）；
11、会议场所要求：如果会议规模可能出现调整，最好（hǎo）在合同中确定一个调整时间；
12、会议（yì）场租：可以是一个固定价格（gé）也可（kě）以根据（jù）所订（dìng）客房情况（kuàng）协商；
13、24小时（shí）租（zū）用：如果是（shì）按24小时租用酒店会议室（shì），那（nà）么（me）即（jí）使24小（xiǎo）时（shí）之内不用会议室，酒店也不得使用（yòng）；
14、会场（chǎng）变（biàn）动：合（hé）同（tóng）中注明预定的会议室，没酒店的事先通知和会议方（fāng）的书面同意（yì），已订好的会场不能再有变动（dòng）；
15、房（fáng）间定金：合同中必须注明预付定金的具体时间，合同中应（yīng）要（yào）求酒（jiǔ）店在定（dìng）金预付日期到来时进行提醒；
16、结账（zhàng）：谁来负责会议方结账事宜，谁（shuí）有权在账单上签字，有哪些具体事项，这些问题必须在合同中说（shuō）明；
17、餐（cān）饮消耗：此条（tiáo）款规定对于因（yīn）活动取消或（huò）与会（huì）人数不足而引（yǐn）起的餐饮活动减少，会议（yì）方应给予酒店一定补偿；
18、仲裁条（tiáo）款（kuǎn）：如合同（tóng）中有仲裁解决争（zhēng）议的条款（kuǎn），在签订合同前，要先决（jué）定会议（yì）方是倾向使用仲裁手段还是反对；
19、视听设备租用：明确（què）视听（tīng）设备的种类、品牌、数量、租用时间、费（fèi）用；
20、会议物资运抵酒店（diàn）：在会议前，会议所用的（de）物资（zī）要运（yùn）到酒店库房，在合同中应注明库房工作时间和酒店政（zhèng）策；
21、电话附加费：尽量与酒店协（xié）商，免付电话使用附加费（fèi）。协商文件应包括在合同中（zhōng）；
22、展（zhǎn）品的（de）处理：展品运进、运出（chū）酒店时间的规定（dìng）对费用（yòng）开支有很大影响，双（shuāng）方应进行协商（shāng）和讨（tǎo）论；
23、最低餐饮消费（fèi）：有（yǒu）些酒店的（de）合同上有最低消费这一条款（kuǎn），规定客人（rén）的用餐花费必须达到某（mǒu）一最低金额（é）；
24、安全、防火规定：酒店符合安全和防火的有关（guān）规（guī）定；
25、残（cán）疾人保障：合（hé）同中特别列明酒店内设施和（hé）政（zhèng）策与（yǔ）有关残疾人（rén）保障法是相符的；
26、合同的终止（zhǐ）：如遇第三者（zhě）原因，不可抗力或特殊事件的发（fā）生，则允许一方（fāng）提出终止合同（tóng）而不受违约罚款；
27、免责：双方应同（tóng）意（yì），对（duì）于一些疏忽事件和其他一些不影响会议进（jìn）行和偶然突发事件对方不负责任；
28、订房（fáng）确认报告：如果不写入合同中，那么也要在合（hé）同中加入订房确认报告这一条款；

备注：保（bǎo）存一份书面合同；将所有（yǒu）的回（huí）复传真或信函作（zuò）为书面承诺归档保存。